Tendencias de los nuevos espacios de trabajo

La incursión del concepto del open space en el espacio de trabajo supuso hace unos años el inicio de un cambio de mentalidad en muchas de las empresas a la hora de proyectar sus oficinas. Un proceso que desde entonces no ha parado de evolucionar y que no sólo implica una nueva forma de entender el espacio físico, sino un cambio mucho más profundo de acuerdo a las necesidades de los trabajadores y la sociedad actual. Cuáles son las tendencias de los nuevos espacios, qué demandan los trabajadores, cómo captar y retener talento, o cuál es la mejor forma para implementar la productividad, son algunas de las cuestiones ya imprescindibles en cualquier estrategia de negocio. Una tipología apasionante y en continuo crecimiento, que junto a empresas de la talla de Colonial, AECOM, Workplace Solutions, JLL / Tétris, COT & Partners, Cundall España, Studio MAAC y BICG, pudimos analizar en la segunda edición de Workplace Strategy en Madrid, organizada por Grupo Vía y celebrada en el showroom de Actiu en esta ciudad.

El cambio de mentalidad de las empresas

Dejar de ser contenedor para pasar a formar parte del contenido es algo que sin duda define los nuevos espacios de trabajo, que han abandonado su papel ‘pasivo’ y ahora las empresas consideran un medio fundamental para lograr sus objetivos. Términos como el bienestar en el trabajo o la flexibilidad son prioritarios, y los hasta ahora denominados ’empleados’ han pasado a ser ‘clientes’ a los que sus propias compañías deben cuidar si quieren mantener. Algo que en el fondo no es nuevo: las oficinas son y siempre han sido personas, y diseñar un espacio de trabajo es hacerlo para todos los que trabajan y trabajarán en él. Porque, como señala Isabel Amor, de la consultora BICG, “el cambio de estos espacios va más allá de lo meramente físico y es fundamental alinear el interior las empresas con lo que estas venden y proyectan al exterior”. Para ella, transformar el negocio implica un cambio desde dentro. “No se trata sólo de modificar los espacios, las tecnologías y la forma de trabajar, sino de cambiarnos a nosotros mismos. De nada sirve diseñar entornos que apuesten por la movilidad, la flexibilidad, la transparencia o la colaboración, si la empresa que albergan en su interior sigue rigiéndose por conceptos como el control o la jerarquía”, añade.

Espacios personalizados y flexibles

Dónde está y hacia dónde va el espacio de trabajo es un aspecto que preocupa a muchas de las empresas, que saben qué quieren ahora pero no en un futuro próximo. Frente a los esquemas estandarizados, tanto de oficina compartimentada como de open space, muchas veces aplicados de forma demasiado generalista, ahora las compañías demandan espacios  personalizados, que den respuesta a unas necesidades concretas. “Vivimos una época visual, que hace que muchos clientes acudan a nosotros con imágenes que han visto y quieren para ellos. Nuestro trabajo no consiste en copiarlas, sino en adaptarlas a sus necesidades y convertirlas en una herramienta que pueda evolucionar con ellos”, señalan Julia Mingorance y José Rodriguez Pastrana, de AECOM. Desde la consultora hacen hincapié en la importancia de trabajar mano a mano con el cliente para identificar sus necesidades reales, que muchas veces ni él mismo conoce, y hacerle así un “traje a medida”. No sabemos cómo será nuestro trabajo en los próximos años, por eso la manera de diseñar una oficina preparada para el futuro es hacerla flexible, capaz de adaptarse y cambiar. Un espacio que dentro de un año sea completamente distinto a como es ahora y siga dando respuesta a nuestras necesidades.

Distintos espacios para distintas necesidades

El espacio de trabajo pasa ahora por un momento de revisión, en el que ni las oficinas compartimentadas ni los entornos completamente abiertos parecen ser la mejor opción. El open space, que hace unos años se erigió como la solución perfecta a los problemas generados en los tradicionales espacios de trabajo, muchas veces demasiado jerarquizados, ya hace aguas. Aspectos como el exceso de ruido o las constantes distracciones de los trabajadores, hacen que muchas empresas lo hagan responsable de su baja productividad. Y es que no existe una solución que sirva para todos, y ni todas las oficinas deben organizarse en espacios completamente abiertos, ni el concepto de cubículo cerrado tiene que desaparecer. La gran variedad de trabajo y trabajadores debe verse reflejada en una combinación de muy diversos ambientes que de respuesta a las necesidades de todos los que allí conviven. Desde salas abiertas, imprescindibles a la hora de fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, a otras cerradas para el desarrollo de tareas que demanden de una mayor privacidad, tanto a nivel grupal como individual. Un equilibrio entre ambas, con espacios versátiles y personalizables que combinen colaboración, concentración, aprendizaje y socialización, y permitan al trabajador elegir donde quiere trabajar en cada momento.

La forma de trabajar ha cambiado.

Si hasta hace poco el objetivo principal fundamental de los nuevos espacios de trabajo era acabar con las distribuciones demasiado jerarquizadas y potenciar la horizontalidad a través de zonas de trabajo en equipo, ahora la protagonista es la movilidad. Y es que sin duda la forma de trabajar ha cambiado. Las nuevas tecnologías, el teletrabajo y la nueva generación de los denominados ‘millenials’ hacen que sea necesario reconfigurar las oficinas para atraer y retener el tan preciado talento. Para Miguel Colomo, arquitecto y cofundador de Workplace Solutions, la tecnología ha hecho que la línea que separa la vida personal de la profesional haya desaparecido. “Si somos justos debemos dejar que, igual que el trabajo ha invadido nuestras casas, la vida personal pueda ocupar también nuestras oficinas”, señala. Pero esta no es la única consecuencia de la tecnología. La forma de comunicación también ha cambiado, y ya no es necesario coincidir en el espacio ni en el tiempo para trabajar en un proyecto común. Las reuniones no tienen porqué ser en salas de reuniones, sino que pueden llevarse a cabo mientras se camina por la calle o tomando un café. Igual que nuestras casas y ciudades funcionan como oficinas, lo mismo debería ocurrir a la inversa. “Ya no se trabaja sólo en la oficina, se socializa en el bar o se descansa en casa”señala Guzmán de Yarza, de JLL / Tétris, para quien el diseño de los espacios de trabajo va mucho más allá de la arquitectura y conlleva una gran responsabilidad social y antropológica. Según el arquitecto “debemos aprender de entornos no corporativos y trasladarlos a los que sí lo son, en un proceso donde la transversalidad de usos genera espacios híbridos muy interesantes”.

Bienestar físico y psicológico

Tener trabajadores contentos y motivados es sin duda el objetivo de cualquier empresa. Y entre otros muchos, el espacio de trabajo es uno de los medios para lograrlo. Ya no se trata de asignar una tarea y un puesto a cada trabajador, ni controlar las horas trabajadas, sino de crear un entorno de trabajo amable, que potencie la productividad, conjugue la vida profesional con la personal y, lo más complicado, logre captar y retener el mejor talento. Un lugar donde aspectos como la distribución, el mobiliario o los colores son ya tan importantes como otros menos tangibles y que afectan directamente al bienestar físico y psicológico de las personas. El conocido como WELL, que ya empieza a oírse en España e incluye aspectos tan importantes como la pureza del aire, la comida saludable, la movilidad o el deporte en el trabajo; y donde no sólo la tecnología, que aún puede avanzar mucho en la creación de espacios de trabajos inteligentes que se adelanten a las necesidades y faciliten las tareas, sino también el mobiliario, tienen mucho que aportar.